Falta de Datos por el Cliente, que deja en Hold muchas tareas o tareas puntales

Buenos días, Oswaldo,

Realizas una pregunta que tiene difícil solución técnica en la realidad, por lo tanto, no la busques, eso hay que resolverlo mediante habilidades transversales, como la empatía, la paciencia, la buena educación y mucha mano izquierda.

Eso sí, debes tener en cuenta, que, llegada la etapa final, y dado el caso, si se debe certificar que los trabajos no tienen la calidad mínima requerida, lo has de hacer, le pese a quién le pese.

 

Partimos de que el proceso es complejo, intervienen muchos factores, gran cantidad de partidas, las cuales a su vez generan gran cantidad de documentación de control, técnicos que además de tener que realizar la documentación que les solicitas deben estar en el día a día preocupados de la ejecución y el cumplimiento de los plazos, por lo que las tareas de recabar y/o preparar la documentación que les solicitas, por desgracia, en la realidad del día a día, suelen estar en segundo plano.

Por ello, debes aplicar empatía, entender que su primera urgencia es qué ocurre con el hormigón que tenía que llegar a las 9:00 y no ha llegado, y no el preparar el documento que les has solicitado, debes tener paciencia de que si no te hacen llegar hoy el documento, te lo harán llegar mañana, buena educación a la hora de realizar las solicitudes, teniendo en cuenta que el prepararte a ti la documentación que solicitas no es una prioridad para el funcionamiento de su día a día, solicítalo con educación las veces que sea necesario, siempre sin presionar ni tensar las relaciones profesionales, y mucha mano izquierda, siempre permitiendo margen de tiempo para que te hagan llegar los documentos, ten en cuenta que, como indicas, se llegará a la etapa final y te faltará documentación, eso te ocurrirá prácticamente el 99% de los casos.

Llegado el final, es donde se ha de ser inflexibles, indicarles que sin la documentación que has ido solicitando a lo largo del proceso, no puedes certificar con resultado favorable, explicándoles tu asertividad y paciencia a lo largo del proceso, y que ahora son ellos los que deben ser asertivos con tu trabajo, y entregarte toda la documentación que te falte, de lo contrario, y siempre justificándote con el proceder del protocolo, te verás obligado a certificar con resultado NO favorable.

Evidentemente, si tras recibir la documentación, y tras tu revisión existe algo que no se ha hecho adecuadamente, bien se tendrá que rehacer, bien tendrás que certificar con resultado NO favorable. Este es el riesgo que sufren por la tardanza en la entrega de la documentación.

Esto que acabo de describir, es una de las tareas en las que me “entretengo” día a día, y como he indicado, la mejor forma de ir resolviéndolo es aplicando las habilidades transversales, ni busco responsables, ni busco culpables, voy “toreando”, y te puedo decir que funciona.

 

En resumen, no busques de quien es responsabilidad, ni busques quien es culpable, simplemente entiende el “coñazo” que representa el prepararte la documentación que solicitas, dado que no representa un aumento en la facturación, y como esa es la realidad, adáptate a ella, e intenta ser tú, mediante tu asertividad y buena educación, quien haga que les mueva hacer las tareas que les solicitas.

 

Un saludo.

Buenos días Oswaldo, es cierto que a veces el cliente no nos proporciona toda la información necesaria, pero no siempre es porque no quiera ya que existen diversas causas: no saben hacerlo porque nunca lo han hecho, no saben como recopilar la información…muchas veces ellos no saben hacer proyectos, ya que su principal actividad es la explotación de las instalaciones.
Para solucionarlo: en la primera fase del proyecto hay que pedirle todo lo que necesitamos y si se atasca, ayudarlo a conseguir esa información (incluso haciéndonos cargo de esos trabajos, tales como topografía, geotecnia…)
Muchas gracias por tu aportación al curso